当客户要求退还定金时，您可以按照以下步骤处理：
在交付定金前，确保您了解合同或协议中的退款政策，包括退款时间、条件和手续费等。
明确您的退款原因，比如计划改变、财务困难等，以便在与对方沟通时提供。
尽快与签订合同或协议的对方取得联系，可以通过电话、邮件或亲自前往。
提交书面退款申请，说明退款原因，并提供必要的证明文件。
与对方进行协商，探讨可能的解决方案，如延期退款、部分退款或其他方式抵消定金。
如果协商和仲裁都无法解决问题，您可以考虑通过法律途径解决，如向法院提起诉讼。
请确保在采取任何行动之前，您已经准备好所有相关的合同文件、交流记录和支付凭证，以便在需要时提供。