采购时需要注意以下几点:
采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负全责的。做任何事都要注意细节,不能随便的处理任何事。
与供应商的任何业务往来一定要在事先沟通好,并将相关信息及时同业务沟通,不能单方面操作。
采购工作有一定的诱惑,一定不要迷失自我,不要收供应商回扣或礼品(如有都交上级处理),这样对公司对你都不好,到时候会伤害了自己。
同供应商相处,要平等对待,不要认为自己是顾客了不起,这样没有办法和供应商建立良好关系。
盯住采购过程,采购作业遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没有时间汇报上级。给公司造成损失。
盯住公司生产计划,必要时尽早通知供应商采购计划变更情况,把双方的经济损失减少到最小。
内部沟通能力是采购员必修的一门课程,可以很大程度上减少你的工作压力。
采购员不能以公司名私自开采购单购买自己所需要的材料,或是帮其他人采购材料,这样是违法的。采购没有权利备原材料或安排库存,一定要有业务的备料通知单,也要让领导知道。
选购的物资规格型号要与选购方案相符,仔细做好到货验收工作。
选购的物资的质量标准要与到货相符,确保质量符合要求。
选择有利于自己的付款方式,如到货后付款、带款提货等,避免先付款后发货的风险。
交货期、交货地点、运输费用等都要与对方说准,同时在签订合同时,按标准样本填写齐全。
了解你管理的供应商,包括其行业地位、设备、品质、产能、服务等情况,并掌握其实时动态。
掌握供应商的各种联系方式,保持良好沟通。
规划好你的采购资源策略,集中还是分散,独家还是多源。
了解自己所负责的产品,包括产品的性能和用途。
建立资源库,随时掌握所采购物料的所有资源分布状况。
了解订单轻重缓急的程度,合理安排采购计划。
说话时讲究技巧,避免口头约定,最好发书面联络函。
发脾气不利于催货,镇静才是解决问题的关键。
在询价采购项目确定后,要在政府采购指定媒体上发布询价采购信息公告,确保公开性和透明性。
确定询价成交供应商时,要采取邮寄或专人送达方式报送报价文件,坚持询价小组成员共同拆启报价文件。
在签订政府采购合同时,要严格遵循询价采购文件中提出的合同主要条款,杜绝随意改变条款现象的发生。
明确采购合同的主要条款,确保供应商的交货准时和质量。
询价文件中要说明所采购物资的个性差异及特殊要求,确保采购的物资标准明确、规格统一和型号无误。
选择合适的供应商,进行供应商背景调查,了解其信誉度、资质认证等情况。
掌握谈判技巧,明确自己的底线和谈判目标,善于运用信息对称,增加议价能力。
加强对物资质量的控制,定期对供应商进行质量评估,建立完善的物资采购流程和验收标准。
明确合同的要求和双方责任,合理规划供货时间和交付方式,定期对合同履行情况进行检查。
合理安排业务沟通时间,避免在客户忙碌时打扰,选择合适的时间段进行沟通。
通过以上这些注意事项,可以有效提高采购工作的效率和准确性,降低风险,确保公司利益最大化。