签订租房合同时，双方需要准备以下证件和材料：
房屋产权证明（如房产证、购房合同等）
身份证
如果有共有产权人，则需要共有人的授权证明
相关的权属证明，例如购房合同、税单等
委托书及代办人身份证明（如果房主委托他人代办）
身份证
户籍地证件照信息或法人资格证、营业执照（如果承租人为企业）
工作证明、收入证明等（以证明履约能力）
房屋租赁合同
公证过的委托书（如果房主委托他人代办）
水电燃气卡等其他相关费用证明
授权委托书及代理人身份证复印件（如果房东委托他人代办）
建议：
在签订合同前，双方应仔细审查合同条款，明确租金、押金、租赁期限、房屋维修责任、违约责任等重要条款，以保障自身合法权益。
确认房屋是否有抵押、共有和查封的状况，避免在租赁期间出现纠纷。
保留好所有相关证件和文件的复印件，以备日后可能出现的法律纠纷。